31/01/2023

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Dove trovare liste email?

Dove trovare liste email?

Le email sono ancora un mezzo largamente diffuso per comunicare, soprattutto a livello aziendale e lavorativo.
Se l’invio e la ricezione sono quotidiani, gli indirizzi vengono salvati, in modo da farli comparire rapidamente solo scrivendo una breve stringa di lettere.
Capita che la corrispondenza sia talmente ampia da richiedere di catalogare le email in apposite liste, così da trovarle rapidamente al momento della consultazione.
Esistono una serie di parametri per realizzare delle liste email pratiche e funzionali, utilizzando utili portali aziendali che offrono una vasta gamma di possibilità per adattarsi alle necessità dell’azienda.
Vediamo quindi nel dettaglio come tenere la posta societaria ordinata e consultarla senza fatica.

Dove trovare le liste email sui portali aziendali

I portali aziendali solitamente utilizzano dei gestionali appositi per tenere tutto sotto controllo.
Si parte dalla gestione degli ordini e si arriva alle fatture, passando per il censimento dei clienti e l’invio di offerte e promozioni tramite i canali social.
In questo quadro completo rientra anche la posta elettronica, che permette di scambiare informazioni con i fornitori, ricevere pagamenti e fatture oppure comunicare con i clienti.
Affidandoti a un serio gestionale troverai pertanto una sezione dedicata proprio all’email, che solitamente si apre con una serie di cartelle laterali e la visualizzazione centrale del messaggio.
Per trovare le liste email, non dovrai fare altro che realizzare delle sottocartelle della posta in arrivo, che siano visibili o nascoste in base alle tue esigenze.
All’interno potrai copiare il messaggio che arriva sulla pagina principale, poiché tra tanta corrispondenza potresti non riuscire a visualizzarlo in caso di bisogno immediato.
Catalogare correttamente le email è molto importante a livello aziendale, poiché l’ordine digitale è essenziale quanto quello fisico per reperire tutte le informazioni delle quali si ha bisogno senza perdere tempo nella ricerca.
Vediamo quindi come poter suddividere le tue liste e trovarle più semplicemente.

Come organizzare le liste email

Per trovare una mail all’interno di una lista, è in primo luogo essenziale che il suo titolo sia chiaro e intuitivo, altrimenti nel tempo si dimentica dove si è posizionato un messaggio.
Se per esempio opti per una suddivisione in base all’area geografica, scrivi chiaramente la regione o lo stato di provenienza dei messaggi, così da attuare una rapida ricerca anche dopo mesi.
Oltre a questo criterio, esiste quello per cognome e nome del destinatario, mettendo in ordine alfabetico le email e facendo varie cartelle a seconda della lettera.
Se la tua azienda tratta diversi fornitori e numerose categorie merceologiche, questo può essere un altro modo valido per ordinare i messaggi, distinguendo ad esempio i fornitori di cibo da quelli di materiali e macchinari, oppure le aziende di abiti rispetto a quelle di accessori.
La scelta della modalità migliore dipende dal tipo di lavoro che si compie ma anche dal proprio modo di pensare, poiché lo scopo è velocizzare la ricerca quindi il metodo deve essere funzionale per la persona che si dedica alla consultazione.
Ancora, è possibile seguire un criterio annuale o mensile, che suddivide le email a seconda del loro arrivo, utile soluzione se si parla di pagamenti che possono essere rintracciati tramite i sistemi bancari.
Qualsiasi sia la tua soluzione, troverai le cartelle nell’apposita sezione presente nella tua email, sotto posta in arrivo o posta inviata, sia che tu utilizzi un gestionale completo anche di questo servizio sia che ti affidi a un qualsiasi portale per email del web.
Ricorda che alcune cartelle possono essere rese segrete ed è possibile impostare un accesso controllato solo con password, così da consentire la visualizzazione solo a coloro che maneggiano determinati dati e conoscono alcune dinamiche private dell’azienda.
Sono quindi numerose le possibilità che hanno le società di tenere in ordine i contatti e trovare immediatamente le liste di email, quindi non lasciarti sfuggire l’occasione di usare portali aziendali moderni per sviluppare il tuo business.