29/11/2022

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La dematerializzazione dei processi documentali: una necessità per l’impresa moderna

La dematerializzazione dei processi documentali: una necessità per l'impresa moderna

Perchè è importante dematerializzare i processi documentali

Chi gestisce un’azienda sa bene quanto importante sia rimanere al passo con i tempi: in un mercato globale come quello in cui viviamo, essere aperti alle innovazioni tecnologiche può molto spesso fare la differenza tra la sopravvivenza o meno di un business.
Una delle innovazioni tecnologiche più rilevanti degli ultimi decenni è senza dubbio la digitalizzazione dei processi.
Lo svolgimento dell’attività economica, anche a livello di piccola impresa, comporta sempre la creazione di un’immane mole di documentazione: l’imprenditore è, infatti, sottoposto a obblighi legali di registrazione di alcuni degli atti compiuti nell’esercizio dell’impresa.
Se la quantità di documenti prodotti nell’ambito di una piccola impresa è davvero ingente, nelle realtà imprenditoriali di più ampio respiro questa mole si moltiplica a livello esponenziale.
L’imprenditore è inoltre sottoposto a obblighi legali di conservazione documentale per un certo periodo di tempo.
Conservare i documenti in versione cartacea implica un enorme dispendio di tempo e denaro, oltre a comportare il rischio che essi vengano accidentalmente perduti o distrutti.
Inoltre, in un mondo sempre più globale, far pervenire la copia fisica di un documento a un destinatario che magari si trova dall’altra parte del pianeta non è sempre possibile o ragionevole dal punto di vista economico.
Dematerializzare i processi documentali significa risolvere per sempre questi problemi, con enormi benefici per chi svolge attività d’impresa.

Come fare la dematerializzazione dei documenti

Dematerializzare significa trasformare i documenti cartacei in documenti digitali: questo procedimento è più semplice di quanto si possa pensare soprattutto qualora ci si affidi a un professionista del settore.
Affinché i documenti dematerializzati soddisfino i requisiti della conservazione sostitutiva stabiliti dalla legge, è fondamentale seguire alcuni passaggi precisi: con il fai da te si corre il rischio di violare la normativa vigente con conseguente responsabilità civile e penale.
Il primo passo della dematerializzazione dei processi documentali consiste nella scansione delle copie cartacee effettuata mediante scanner, macchina fotografica o smartphone.
Il passo successivo consiste nell’utilizzo di un software di archiviazione in modo da garantire la conservazione digitale dei documenti dematerializzati.
A questo punto, si possono tranquillamente eliminare le copie cartacee, liberando quegli spazi che prima erano utilizzati per la loro conservazione.

La differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione dei processi documentali

Le espressioni dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti vengono erroneamente usate come sinonimi.
In realtà, mentre la dematerializzazione consiste nella trasformazione di documenti cartacei in digitali, la digitalizzazione riguarda documenti che nascono giá come file: la differenza non è certo di poco conto.
La digitalizzazione dei procedimenti documentali comporta immani benefici per l’imprenditore, ma richiede un certo grado di perizia e attenzione onde evitare di ritrovarsi inadempienti agli obblighi legislativi.
La buona riuscita della digitalizzazione dei documenti richiede innanzitutto l’utilizzo di software aziendali adeguati, in grado di gestire un’immane mole di dati in maniera veloce e al tempo stesso affidabile.
La digitalizzazione dei processi proposta da Savino Solution (il cosiddetto Metodo Savino) soddisfa tutti i requisiti di legge in materia di digital compliance.
Chi si rivolge a Savino Solution per le proprie esigenze di dematerializzazione o digitalizzazione si mette nelle mani di un team di esperti che vantano una lunga esperienza nel settore.
Attraverso un accorto percorso di dematerializzazione e digitalizzazione dei processi documentali l’imprenditore è in grado di rendere la propria azienda più moderna e competitiva, pronta per affrontare le sfide del mercato globale.